La Legge n.106 del 15 aprile 2004 relativa al deposito legale (e il regolamento attuativo D.P.R. 252/2006) si propone di conservare la memoria della cultura e della vita sociale italiana. In base a questa legge, la Regione Toscana ha individuato tredici istituti assegnatari del deposito legale (approvati con Decreto Ministeriale 28.12.2007) - tra cui la Biblioteca Lazzerini di Prato -, tenendo conto della loro articolazione sul territorio regionale e delle loro competenze specialistiche.

Con questi istituti la Regione Toscana ha costituito l’Archivio della produzione editoriale regionale per promuovere la conservazione attiva di questo patrimonio.

La legge sul deposito legale prevede la creazione di due archivi della produzione editoriale italiana: uno nazionale e uno regionale.

Il regolamento attuativo D.P.R. 252/2006, recante norme in materia di deposito legale dei documenti di interesse culturale destinati all'uso pubblico, prevede il deposito di due copie delle pubblicazioni per l'archivio nazionale e due copie per l'archivio regionale, fatte salve specifiche disposizioni per particolari tipologie di pubblicazioni.

Tale regolamento infatti stabilisce norme per tutte queste categorie di documenti:
a) libri
b) opuscoli
c) pubblicazioni periodiche
d) carte geografiche e topografiche
e) atlanti
f) grafica d'arte 
g) video d'artista
h) manifesti 
i) musica a stampa
l) microforme
​​m) documenti fotografici 
n) documenti sonori e video 
o) film iscritti nel pubblico registro della cinematografia tenuto dalla Societa' italiana autori ed editori (SIAE)
p) soggetti, trattamenti e sceneggiature di film italiani ammessi alle provvidenze previste dall'art. 20 del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 28
q) documenti diffusi su supporto informatico
r) documenti diffusi tramite rete informatica non rientranti nelle lettere da a) a q).

Per informazioni sul deposito nazionale si rinvia al sito del Ministero per i Beni e le Attività Culturali.
Istruzioni si trovano anche sul sito della Regione Toscana alla sezione dedicata all'Archivio della produzione editoriale regionale della Toscana.

Sono soggetti all'obbligo del deposito legale tutte le case editrici con sede legale a Prato e provincia.

Il Decreto Legge n.66 del 24 aprile 2014, in parziale modifica a quanto previsto dalla Legge n.106 del 15 aprile 2004, prevede che per l'archivio regionale, alla Biblioteca Lazzerini, vada consegnata n. 1 copia dei seguenti documenti stampati (capo II D.P.R. 252/2006): libri (eccetto libri per ragazzi), periodici, opuscoli, carte geografiche e topografiche, atlanti, manifesti, musica a stampa e microforme pubblicati nella provincia di Prato, anche su supporto informatico.

I libri di letteratura per ragazzi andranno inviati invece alla Biblioteca Marucelliana di Firenze e alla Biblioteca di Villa Montalvo di Campi Bisenzio specializzate in materia.
Si intende per letteratura per ragazzi l’insieme dei “libri destinati a bambine/i e ragazze/i riferibili allo specifico segmento di mercato dell’editoria rivolto a questo target di utenti: dai primi libri (cartonati, sagomati, libri in materiali non cartacei, libri-gioco, pop-up o animati) alle opere di letteratura per ragazze/i, compresi i libri di divulgazione scientifica e con esclusione dei testi scolastici di apprendimento. Rientrano in questa categoria anche i documenti diffusi su supporto informatico quali audiolibri, video libri, video interattivi di divulgazione scientifica per bambine/i e ragazze/i.”

Per l'archivio nazionale n. 2 copie dei documenti stampati sono destinate alla Biblioteca nazionale centrale di Roma e alla Biblioteca nazionale centrale di Firenze. Fanno eccezione le ristampe inalterate di tutti i documenti stampati in Italia (Decreto Legge n.66 del 24 aprile 2014).

La consegna delle pubblicazioni deve avvenire entro sessanta giorni dalla loro prima distribuzione al pubblico.
Le pubblicazioni si consegnano in apposito plico, direttamente o attraverso posta o con qualsiasi altro mezzo.

Gli esemplari depositati devono essere di perfetta qualità ed identici, per forma e contenuto, a quelli messi in distribuzione al pubblico.
I plichi di consegna devono recare all’esterno la dicitura “esemplari fuori commercio per il deposito legale agli effetti della legge 15 aprile 2004, n. 106”, e il mittente con il nome, ovvero denominazione o ragione sociale e domicilio o sede legale del soggetto obbligato al deposito.

All’interno di ogni plico deve essere inserito un elenco, o distinta, in due copie dei documenti inviati utilizzando la modulistica allegata alla Guida all’invio dei documenti per l'Archivio della produzione editoriale regionale della Toscana.
Sugli esemplari deve essere apposta, con etichetta o timbro o altra modalità, la dicitura: "Esemplare fuori commercio per il deposito legale agli effetti della legge 15 aprile 2004, n.106".

Dopo avere effettuato il controllo sul contenuto, se non si riscontrano irregolarità, restituisce, opportunamente vidimata, una delle copie dell'elenco inviato. Tale copia costituisce ricevuta e dovrà essere conservata dal soggetto interessato come prova dell'avvenuta consegna.

La Guida all’invio dei documenti per l'Archivio della produzione editoriale regionale della Toscana contiene tutte le informazioni riguardanti il deposito di altre categorie di documenti, oltre ai collegamenti a tutta la normativa vigente e alla modulistica.